Wie organisiere ich eine „BBoy-Jam“ ?

Von Wolfram Bonnet – DJ Mr-Ree – Funky Harlekinz, Marburg

April 2005

Für Änderungsvorschläge, Kritik und Erfahrungsberichte

Diese Anleitung soll Breakern helfen eine Jam zu organisieren. Ich schreibe die Anleitung, da ich selber eine Jam organisiert habe und daher weiß, wie viel Arbeit man in eine solche Veranstaltung stecken muß, damit sie den eigenen Ansprüchen entspricht. Sie soll aber auch helfen, Fehler zu vermeiden. Ihr müsst nicht den gleichen Unsinn machen wie ich.

Gleich vorne weg: bei meiner Jam am 9. April 2005 waren über 50 Breaker aus Deutschland, Holland und Frankreich. Nachmittags Jam, Abends Battle. Location war eine Discothek. Insgesamt habe ich 6 Wochen mit den Vorbereitungen verbracht und zwar Full-time! Trotz aller Vorbereitung habe ich ca. 650,- Euro Verlust gemacht. Ich denke, ich weiß, wovon ich rede.

Die Anleitung ist in chronologischer Reihenfolge aufgebaut. Das erscheint mir sinnvoll, da man manche Dinge erst erledigen kann, wenn man andere bereits fertig hat. Dabei ist meine Reihenfolgen nicht zwingend. Manch anderer würde vielleicht anders vorgehen.

Einen wichtigen Punkt möchte ich gleich am Anfang ansprechen: Geld. Die meisten von Euch haben keins und darum sollte eine Jam auch so wenig Kosten wie möglich verursachen. Wie das geht, werde ich hier ebenfalls beschreiben. Man kann viele Sache kostenlos organisieren. Ihr werdet sehen.

Geld spielt auch eine Rolle, wenn es um Fahrtgeld für die Breaker geht. Mein Rat: versprecht niemandem etwas. Wer nur auf eine Jam kommt, wenn er die Fahrtkosten erstattet bekommt, der hat den wahren Gedanken von HipHop und Jams nicht verstanden. Wer aber auf eine Jam fährt und selber das hart verdiente Geld in den Tank steckt, der weißt Eure Mühe zu schätzen. Jemand der hinkommt, sich umschaut, und dann motzend abzischt, nach dem er das Fahrtgeld eingesackt und das Catering verwüstet hat, der hat bei Euch nichts verloren.

Das wichtigste zuerst

Der Organisator/ die Organisatoren sollten sich am Anfang klar werden, was genau sie planen. Soll die Veranstaltung Jam-Charakter haben, also so wie ein freies Training ablaufen, oder soll es gleich ein Bboy-Contest werden. Die Voraussetzung für beide Veranstaltungen sind gänzlich andere. Ein Battle ist mit mehr Kosten und Risiken verbunden. Eine Jam kann unter Umständen innerhalb einer Woche organisiert werden. Darum fange ich zunächst mal mit der Organisation einer Jam an. Für alle, die sich zum ersten Mal auf dieses Terrain begeben, ist das sicherlich die weniger risikohafte Variante.

Ein besonders wichtiger Punkt ist die Kontaktaufnahme zu anderen Menschen. Ich habe im Laufe der Vorbereitung meiner Jam gemerkt, daß es mir viel mehr gebracht hat, wenn ich die Leute, die ich angerufen habe, nett und höflich angesprochen habe. Niemand wird Euch helfen, wenn ihr am Telefon unfreundlich und fordernd seid. Ein DJ-Kollege hat mir mal gesagt, bevor er jemanden anruft, lächelt er. Wer durch das Telefon lächeln und lachen kann, bekommt meist auf ein Lächeln zurück.

Am Telefon werdet Ihr viele Informationen erhalten. Das Problem ist nur, sich diese alle zu merken. Es ist sehr hilfreich, wenn man sich einen Block zurecht legt, auf dem man das Datum des Anrufes notiert, den Namen der Organisation oder Firma, die man gerade anruft, und die Telefonnummer. So hat man hinterher eine schöne Liste mit allen wichtigen Informationen und Telefonnummern. Wenn man am Telefon die Sekretärin erreicht, immer ihren Namen aufschreiben. Jeder freut sich, wenn er oder sie bereits bei der Begrüßung mit Namen angesprochen wird und man weiß beim nächsten Mal, mit wem man gesprochen hat. Werdet Ihr weitervermittelt, unbedingt die Durchwahl und den Namen der Person aufschreiben mit der Ihr sprechen werdet. Und ruhig bei der Sekretärin nachfragen, wenn Ihr den Namen nicht verstanden habt. Nichts ist schlechter als eine halbe Information.

Holt Euch Hilfe

Wer das erste Mal eine Jam organisiert, hat vielleicht vorher schon einmal eine Jam besucht oder ist auf ein Festival gefahren. Wenn Ihr den Kontakt zu jemandem herstellen könnt, der eine ähnliche Veranstaltung schon einmal selber gemacht hat, umso besser. Die Erfahrungen von anderen Leuten sind Gold wert!

In fast jedem Ort, in Städten sowieso, gibt es eine Jugendförderung, eine Jugendhilfe oder ähnliches. Das sollte Euer erste Ansprechpartner sein, wenn Ihr eine Veranstaltung machen wollt. Auch die Leute dort haben viel Erfahrung und helfen Euch sicher.

Location

Eine Breakdance-Jam ist in der Regel eine kleine Veranstaltung mit 10 bis 30 Breakern. Daher müssen die Räumlichkeiten nicht besonders groß sein. Oft reichen 50 bis 80 qm völlig aus. Solche Räume sind oft in Jugendzentren, Jugendclubs oder in Bürgerhäusern der Gemeinde zu haben. Am besten ist es, bei der Verwaltung der Gemeinde oder Stadt nachzufragen. Die haben oft ein Kataster (eine Liste) der Räume, die öffentlich genutzt werden können.

Die Räume in Jugendclubs haben den Vorteil, das sie meist sehr robust gestaltet sind. Da kann in der Regel nichts wertvolles kaputt gehen. Manche Clubs haben sogar Gymnastikräume mit gutem Boden und Musikanlage. Einfach mal nachfragen. Ein zusätzlicher PVC-Boden kostet unter Umständen richtig viel Geld (ca. 3,50 Euro/qm). Wenn es nicht anders geht und Ihr einen zusätzlichen Boden braucht, fragt nach Reststücken. Die Gibt es im Baumarkt billiger. Also vorher den Raum besichtigen und den Boden testen.

Ein weitere Vorteil ist, das in Jugendclubs Leute arbeiten, die Euch unterstützen können und wollen. Das tun sie aber nur, wenn Ihr ihnen gegenüber respektvoll und offen seid. Sagt ihnen genau, was ihr vor habt. Wenn hier Halbwahrheiten und Märchen erzählt werden, war das die erste und letzte Jam im Jugendclub. Euch sollte auch klar sein, das man Euch die Arbeit in der Organisation nicht abnehmen wird. Das ist Eure Jam, also müsst Ihr selber dafür arbeiten.

Wenn es in Eurer Gemeinde oder Eurem Ort keinen Jugendclub oder kein Jugendzentrum gibt, ist das schon mal traurig genug, aber noch nicht das Ende. In ländlichen Gegenden gibt es so was wie Bürgerhäuser. Das sind Veranstaltungsräume, oft mit Küche, die von jedermann genutzt werden können. Solche Räume sind allerdings meist Wochen im Voraus ausgebucht, oder man muß eine Gebühr bezahlen. Manchmal ist es möglich, das die Gebühr erlassen wird, weil gerade wenig Bedarf herrscht. Außerdem zeigt Ihr mit Eurer Anfrage und Eurem Konzept Initiative, was oft schon viel Wert ist. Fragt bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung nach, wann die Räume frei sind, und welche Bedingungen Ihr bei der Nutzung erfüllen müsst.

Wenn Ihr einen Termin gefunden habt, werden Ihr wahrscheinlich so was wie einen Mietvertrag oder ähnliches unterschreiben müssen. Lest Euch das Ding gut, und ich meine wirklich gut, durch. Wenn Ihr nicht sicher seid, nehmt den Antrag erst mal mit nach Hause. Bitte keine Unterschrift aus Panik, der Raum könnte sonst schon vergeben sein. Auch hier solltet Ihr ehrlich sein. Wenn Ihr angebt, Ihr wollt eine Jam machen, und es findet ein ausgewachsenes Konzert statt, wird das bei der Verwaltung nicht gerade auf Verständnis stoßen. Im Zweifelsfall immer nachfragen. Wenn Ihr den Leuten bei der Verwaltung sagt, was Ihr machen wollt, können die gut einschätzen, worauf zu achten ist.

Die Veranstaltung bekannt machen

Wenn der Termin steht, muß er auch publik gemacht werden. Und Internet sei Dank, ist das heute ziemlich einfach. Es gibt viele verschiedene Foren, auf denen Ihr Eure Veranstaltung veröffentlichen könnt. Für HipHop-Dates aller Art sind WildstyleShop.de, Mzee.com oder www.urbandance.net besonders geeignet wegen des hohen Bekanntheitsgrades. Dabei sind drei Dinge wichtig: genau aber kurz sein, eine gute Beschreibung und ein ordentlicher Kontakt.

Schreibt genau aber kurz: nichts ist schlimmer als eine lange Beschreibung, die den genauen Inhalt nicht hergibt. Beschränkt Euch auf das wichtige. Was müssen Breaker über Eure Jam wissen? Zu nennen ist da der Ort, immer mit Postleitzahl oder Region angeben (manche Orte gibt es mehrmals in Deutschland). Weiterhin eine gute Anfahrtsbeschreibung und, zu guter letzt, was kostet die Jam? Wollt Ihr Eintritt nehmen um die Kosten zu decken? Schreibt es rein. Gibt es eine Beschränkung der Teilnehmerzahl (8 Crews, 4 vs. 4)? Können die Breaker bei Euch Essen und Trinken kaufen? Schreibt es rein. Gibt es einen Supermarkt vor Ort, bei dem sich die Leute vorher noch etwas besorgen können? Und so weiter. Fragt Euch vielleicht vorher, was Ihr gerne wissen würdet. Zum Vergleich könnt Ihr Euch andere Beschreibungen an Jams ansehen. Diesen Text am besten als fertiges Dokument irgendwo speichern, dann könnt Ihr mit Drag-and-Drop ein eintragen viel Zeit sparen.

Verfasst eine kurze Beschreibung Eurer Veranstaltung. Unter dem Wort „Jam“ können 100 Leute 100 verschiedene Sache verstehen. Macht klar, was Ihr unter Jam versteht, und wie Ihr Euch den Ablauf vorgestellt habt. Außerdem müsst Ihr Euch selber kurz vorstellen, wer seid Ihr, seit wann gibt es Euch, etc.

Der Kontakt ist ebenfalls wichtig. Habt Ihr vielleicht Webspace auf dem Ihr eine Seite zur Jam bereit stellen könnt? Das muß kein Flash-geladenes Monster sein. Einfache Seite haben kurz Up-load-Zeiten und sind auch für Modem-Benutzer gut zu lesen. Hier sollte noch mal eine Beschreibung Eurer Jam stehen, eine gute! Wollt Ihr auch Crews aus dem Ausland anlocken, schreibt die wichtigsten Infos auch aus Englisch. Anfahrtsbeschreibung, am besten mit Karte und alles was sonst noch wichtig ist. Eine eigene eMail-Adresse für die Veranstaltung trennt Eure privaten Mails von den Anmeldungen zur Jam.

Wenn sich die Crews bei Euch anmelden sollen, solltet Ihr auf jeden Fall nach dem Namen der Crew, die Anzahl der Breaker die kommen, sowie dem Namen und die Handynummer Eures Ansprechpartners fragen. So habt Ihr immer die Möglichkeit die Leute kurzfristig anzurufen, wenn irgendwas ist. Eure eigene Handynummer solltet Ihr erst weitergeben, wenn sich eine Crew ernsthaft angemeldet hat. Anrufe von Möchte-gern-Checkern sind ziemlich nervig.

Wenn Ihr die Anzahl der Anmeldungen nicht nur dem Zufall überlassen wollt, sucht Euch im Internet die eMail-Adressen der Crews heraus. Viele Gruppen haben eigene Homepages und freuen sich über jede Jam. Bittet die Crews Euren Termin an andere Gruppen weiter zuschicken. Manche haben bereits Jams veranstaltet und haben daher ein lange Liste mit Adressen.

Es kann nicht schaden, wenn Ihr in Eurem lokalen Umfeld ebenfalls kräftig die Werbetrommel rührt. Das beste Mittel sind Plakate. Damit erreicht Ihr eine Menge Leute aus Eurer Stadt, sogar die an die ihr sonst nie denken würdet. Auch das aufhängen von Plakaten kostet Geld. Infos gibt es beim Ordnungsamt. Allerdings habe ich gehört, das die Strafen für unangemeldete Plakate geringer sind als die Gebühren für das Anmelden.

Es sehr beliebtes und wirksames Mittel um Aufmerksamkeit zu erregen sind "Straßenshows". Ihr kennt vielleicht die Bilder aus den 80ern, wo sich die Oldschool Breaker um eine Fläche aus Pappe stellen, das alte Cassetten-Radio aufdrehen und dann ihre Tricks und Moves zeigen. Genau das ist Straßenshow. !!! Straßenshows müssen genehmigt werden !!! Ihr müßt beim zuständigen Ordnungsamt anrufen und eine "Sondernutzungsgenehmigung" beantragen. Alles weitere erklären Euch die Beamten. Wie immer: nett sein! Dann solltet Ihr zu der Straßenshow jemanden haben der Flyer an die Leute verteilt. Wenn Ihr schon dabei seid, sammelt ein bisschen Geld ein. Es könnte sogar sein, das Ihr dadurch Kontakt zu jemandem bekommt, der Euch für ein Betriebsfest oder so buchen will...

Essen und Trinken

Eine gute Organisation kann man manchmal an der Gestaltung des Caterings (Essen und Trinken für die Künstler) erkennen. Bitte versteht diesen Satz nicht falsch. Eure Jam kann super werden, auch wenn Ihr diesen Teil außen vor lasst. Niemand wird ernsthaft von Euch verlangen, das Ihr ein Menü mit drei Gängen bereitstellt. Mit ein bisschen Geschick lässt sich aber eine Grundversorgung ohne großen Aufwand organisieren. Mir war Catering immer wichtig, da ich es hasse bei Veranstaltungen mit leerem Magen rumzulaufen.

Das Zauberwort hier heißt „nett fragen“. Zunächst einmal Getränke. Fragt bei einem Getränkegroßhändler vor Ort, ob Ihr die Getränke zu besondere Konditionen haben könnt. Ware auf Kommission zu kaufen ist meist kein Problem. Man bestellt eine bestimmte Menge, und bezahlt hinterher die verbrauchte Ware. Aber Vorsicht: das Geld für die Getränke muss hinterher auch in der Kasse sein. Rechnet vorher aus, wie viel Euch eine Flasche kostet und rundet dann den Preis auf. So habt Ihr ein bisschen Gewinn gemacht und könnt den Breakern günstig Getränke stellen. Seid ihr in einem Jugendclub der über ausreichend Wasserhähne verfügt, spart Euch die Mühe, und stellt einfach ein paar Plastikbecher und Flaschen hin.

Eine weitere Möglichkeit ist, sich direkt an die Hersteller zu wenden. Wird in Eurer Gegend Mineralwasser oder Saft produziert? Habt Ihr eine Molkerei in der Nähe? Die Hersteller bieten einem manchmal Deals an wie „vier Kisten zum Preis von Dreien“. Und immer nett sein, schließlich wollt Ihr was von denen.

Ungefähr das Gleiche gilt für Essen. Findet Eure Veranstaltung an einem Samstag statt, könnt Ihr bei Euren Bäckereien vor Ort fragen, ob Ihr die Sachen haben könnt, die aus dem Tagesgeschäft übrig geblieben sind. Eine Kiste Obst kann vom Gemüsegroßhändler kommen (Nummer im Telefonbuch). Auch wenn es nicht nach viel aussieht, alles ist besser als nichts. Kreativität kann hier einiges bewegen.

In jedem Fall solltet Ihr überlegen, ob Ihr von den eingeladenen Breakern 2 oder 3 Euro Teilnahmegebühr erhebt um die Kosten für das Catering und den sonstigen Aufwand wieder drin zu haben. Außerdem werden sie das Essen mehr würdigen, wenn sie dafür bezahlen müssen.

Versicherung/GEMA

Ja, dieses Thema ist nicht ganz ohne und muß unbedingt angesprochen werden. Bei jeder Veranstaltung kann etwas passieren. Und irgendwer haftet immer. Hier greift in den meisten Fällen eine Haftpflichtversicherung. Jeder Jugendclub sollte solche Versicherung haben. Wenn Ihr dort eine Veranstaltung macht, sprecht vorher mit dem Versicherungsvertreter und den Leute aus dem Jugendclub, unter welchen Bedingungen Ihr in dieser Versicherung drin seid. Im schlimmsten Fall haftet Ihr als Veranstalter der Jam selber! Veranstalter ist immer derjenige, der als solcher auftritt. Wenn auf dem Flyer steht „Dennis veranstaltet eine Jam im JuZ XY, dann ist Dennis für alle Schäden haftbar, nicht das Jugendzentrum. Eine Möglichkeit ist, dass das Jugendzentrum Veranstalter ist, Ihr macht die Organisation. Achtet auf jeden Fall darauf, das Der Name des Jugendzentrums klar und deutlich als Veranstalter rüberkommt. Euer Name ist hier nebensächlich.

Eine günstige Möglichkeit um auf der sicheren Seite zu stehen sind Ein-Tages-Versicherungen für Veranstaltungen. Fragt bei den örtlichen Versicherungen nach und vergleicht die Preise.

Wer ist die GEMA. Das sind die Leute, die von Euch Geld haben wollen, wenn Ihr bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik spielt, die nicht von Euch ist. Die Jugendzentren sind durch sogenannte Gruppenverträge über die Stadt abgedeckt. Wenn das JuZ also Veranstalter ist, fallen keine weiteren Kosten an.

Personal

Wenn Ihr alle Breaker seid, wollt Ihr sicher auch selber tanzen. Es sollte aber zu jeder Zeit eine Person vor Ort sein, die sich um alles kümmern kann, so was wie das Mädchen für alles. Vielleicht hat Euer großer Bruder Lust dazu. Auf jeden Fall muß diese Person auch über alles Bescheid wissen und sich in den Räumlichkeiten auskennen, damit er/sie nicht doch ständig zu Euch kommen muss.

Erste Hilfe

Wenn Euer Bruder dann auch noch eine Erste-Hilfe-Ausbildung hat – super! Denn kleine Unfälle passieren immer mal und es sollte jemand da sein, der sich damit auskennt. Ein Erste-Hilfe-Kasten mit Verbandszeug und Pflastern ist kein Fehler. In ernsten Fällen holt sofort einen Krankenwagen. Wenn das Blut nur so fließt braucht Ihr Hilfe!

Wenn Ihr einen Kühlschrank mit Tiefkühlfach habt, legt ein paar Kühlakkus rein, Prellungen und so können damit gut behandelt werden. Sehr gut sind aus "Sofort-Kühlpads". Die bekommt man für ca. 2,- in jeder Apotheke. Kopfschmerztabletten helfen beim zu viel Headspin...

... zum Schluß ...

... so, und jetzt viel Spaß beim Organisieren. Ich würde mich freuen, wenn Ihr mir nach der Veranstaltung eine Mail mit Erfahrungsbericht und Bild schicken würdet.

Peace, Mr-Ree

jam@dj-mr-ree.de